AYDINLATMA
& VERİ PLANI

VERİ SORUMLUSU
EMDATE – Dinamik Aktif Tıp Eğitimi Gönüllüleri
KVKK başvuru/iletişim: info@emdate.net

İŞLEME AMAÇLARI
Burs başvurusunun alınması ve yürütülmesi; kimlik ve iletişim doğrulaması; devlet üniversitesi tıp fakültesi öğrenciliği ve dönem uygunluğunun kontrolü; mali ihtiyaç, aile koşulları ve öncelik kriterlerinin değerlendirilmesi; başvuru belgelerinin doğrulanması; komisyon değerlendirmesi; gerektiğinde çevrim içi görüşme ve WhatsApp üzerinden süreç iletişimi; bursiyer seçimi; bursiyer–bağışçı eşleştirmesi; yalnız hak kazanılması halinde ödeme/IBAN doğrulaması; burs devam, öğrencilik ve mezuniyet takibi; bilgi güvenliği, mükerrer başvurunun önlenmesi ve denetim kayıtlarının tutulması.

İŞLENEN VERİ KATEGORİLERİ
Kimlik ve iletişim bilgileri; eğitim bilgileri; adres; aile ve sosyal durum; mali/finansal bilgiler; başvuru gerekçesi; yüklenen doğrulama belgeleri; başvuru ve sistem güvenliğine ilişkin teknik kayıtlar. Başvuru sahibinin özel durumunu ispatlamak üzere kendi iradesiyle sunduğu bir belge sağlık bilgisi, ceza mahkûmiyeti/güvenlik tedbiri veya başka bir özel nitelikli kişisel veri içeriyorsa bu veri yalnız ayrı ve özgür iradeyle verilen açık rıza veya KVKK m.6'da bulunan başka bir işleme şartı mevcutsa işlenir.

HUKUKİ SEBEPLER VE TOPLAMA YÖNTEMİ
Kişisel veriler web başvuru formu, güvenli dosya yükleme, e-posta/telefon/WhatsApp iletişimi, çevrim içi görüşme ve başvuru sahibinin sunduğu doğrulama belgeleri yoluyla toplanır. İşleme faaliyetleri, somut veri ve süreç bakımından uygulanabildiği ölçüde 6698 sayılı Kanunun 5 inci maddesindeki bir sözleşmenin kurulması/ifasıyla doğrudan ilgili olma, bir hakkın tesisi-kullanılması-korunması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati gibi işleme şartlarına; özel nitelikli veriler bakımından Kanunun 6 ncı maddesindeki şartlara ve gerektiğinde ayrı açık rızaya dayanır. Aydınlatma metninin sunulması açık rıza değildir; rıza gerektiren işlemler için ayrıca ve ayrı kutucukla onay alınır.

AKTARIM VE ERİŞİM
Başvuru verilerine yalnız görev ve yetkiyle sınırlı EMDATE Burs Komisyonu/burs yöneticileri erişebilir. Barındırma, e-posta ve benzeri teknik hizmet sağlayıcılar yalnız hizmetin gerektirdiği ölçüde veri işleyen sıfatıyla erişebilir; kanuni zorunluluk halinde yetkili kamu kurumlarına aktarım yapılabilir. Başvuru belgelerinin kendisi, ayrıntılı mali/aile dosyası ve özel nitelikli veriler bağışçıya verilmez. Bursiyer–bağışçı eşleştirmesi kesinleşirse yalnız burs ödemesi ve zorunlu iletişim için gerekli asgari ad-soyad, iletişim ve banka/IBAN bilgileri, ayrı aktarım rızası veya uygulanabilir başka hukuki sebep kapsamında ilgili bağışçıyla paylaşılır.

ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE AİT VERİLER
Aile nüfus kaydı, bordro, tapu/taşınmaz sorgusu ve benzeri belgeler anne, baba veya diğer aile bireylerine ait kişisel veriler içerebilir. Başvuru sahibi yalnız burs değerlendirmesi için gerçekten gerekli ve güncel belgeleri yüklemeli; yetişkin üçüncü kişileri bu veri paylaşımı konusunda bilgilendirmelidir. Üçüncü kişilere ait özel nitelikli veriler (özellikle adli sicil/ceza mahkûmiyeti veya sağlık verileri) rutin olarak talep edilmez; böyle bir belgenin ayrıca istenmesi halinde ilgili veri sahibinin kendi açık rızası veya KVKK m.6 kapsamında başka bir işleme şartı bulunmadan sisteme yüklenmemelidir.

SAKLAMA VE İMHA
Reddedilen, geri çekilen veya eşleşmeyen başvuru dosyaları değerlendirme sürecinin kesinleşmesinden sonra kural olarak 6 ay içinde silme/yok etme sürecine alınır. Burs almaya hak kazananların dosyaları burs ilişkisinin sona ermesinden sonra kural olarak 24 ay saklanır. Daha uzun süre saklamayı zorunlu kılan bir mevzuat veya devam eden hukuki uyuşmazlık varsa yalnız gerekli kapsamda ilgili süre uygulanır. İşleme şartlarının tamamı ortadan kalktığında veriler KVKK ve ilgili imha mevzuatına uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir; imha işlemlerinin denetim kayıtları mevzuatta öngörülen süre boyunca saklanır.

İLGİLİ KİŞİ HAKLARI
KVKK m.11 kapsamında kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme, şartları oluştuğunda silme/yok etme talep etme, düzeltme veya silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucunda aleyhe sonuca itiraz etme ve Kanuna aykırı işleme nedeniyle zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz. Başvurular yukarıdaki veri sorumlusu iletişim kanalına yapılabilir.